La Contaroloría Municipal de Armenia, encontró serios inconvenientes por prestación de servicios de análisis de laboratorio de REDSALUD E.S.E ,sin soporte legal y adicional al detrimento patrimonial se observa una incidencia de tipo penal, por presuntamente haber incurrido en un delito penal como lo es el hurto, al encontrarse un inventario faltante que en conjunto alcanza la cifra de $143.942.819,54, derivado de la falta de procedimientos que regularan el manejo de inventarios de insumos y/o reactivos al interior del área de Laboratorio.
El 17 de febrero de 2017, en la oficina de Participación Ciudadana adscrita a la dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados de la Contraloría Municipal de Armenia, se registró Petición radicada bajo el número DP-0017-0014, en la cual se manifestaron: “Serios inconvenientes por prestación de servicios de análisis de laboratorio de REDSALUD E.S.E sin soporte legal, según documentos entregados por la Asesora de Control Interno y el informe de Revisora fiscal de la entidad presentado ante la junta Directiva realizada el día 15 de febrero de 2017.”
Conocido el contenido total de los reactivos que ingresaron al laboratorio bajo órdenes de despacho de farmacia y adicionada la bonificación recibida por la negociación entre Red Salud Armenia y Medical Help, se procedió a restar el consumo total de reactivos conforme al número de procedimientos realizados en el periodo (Enero 2016 – Marzo 2017), de esta forma se conoció el inventario que debía haber en existencia al momento de la visita. Sin embargo, al restar el inventario físico evidenciado por el equipo auditor, se observó un inventario faltante que en conjunto alcanza la cifra de $143.942.819,54.
Así mismo una vez analizado el manual de procedimientos establecido por la entidad, se evidenció la implementación de 5 procedimientos para el área de laboratorio, los cuales son:
Supervisión de Toma de muestras en los diferentes puntos de atención. Toma de muestras de laboratorio clínicos. Toma de muestras en los centros de salud. Procesamiento de Muestras. Reporte y Remisión de resultados.
En consecuencia se puede observar que no existe un procedimiento que regule el manejo de inventarios de insumos y/o reactivos al interior del área de Laboratorio, esta situación conlleva a que no existan controles efectivos que permitan verificar el ingreso y consumo de reactivos e insumos, así mismo no se determinan responsables en el manejo de los mismos, circunstancia que genera riesgo por pérdidas de inventario como se evidenció durante el seguimiento de la Petición.
Teniendo en cuenta esto, el equipo auditor determina un presunto detrimento patrimonial por valor de CIENTO CUARENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS DIECINUEVE PESOS CON CINCUENTA Y CUATRO CENTAVOS ($143.942.819,54), toda vez que se observaron faltantes de inventarios de Reactivos, soportados en los cruces de información mencionados anteriormente.
Adicional al detrimento patrimonial se observa una incidencia de tipo penal, por presuntamente haber incurrido en un delito penal como lo es el hurto, al encontrarse un inventario faltante que en conjunto alcanza la cifra de $143.942.819,54, derivado de la falta de procedimientos que regularan el manejo de inventarios de insumos y/o reactivos al interior del área de Laboratorio, esta situación conllevó a que no existieran controles efectivos que permitan verificar el ingreso y consumo de reactivos e insumos, por lo que generó un riesgo por pérdidas de inventario como se evidenció durante el seguimiento de la Petición, circunstancias que conllevaron presuntamente a la existencia de un inventario faltante de insumos y/o reactivos.
Oficina de Control Interno
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista a la jefe del Departamento de control interno, doctora Dora Mercedes Aguirre Londoño, de lo cual se pudo concluir que este departamento:
– Realizó auditoría interna al proceso de laboratorio (Requisito INVIMA) para la re-certificación del laboratorio en el Centro de Investigaciones CEIS. (29 de noviembre de 2016) – Realizó recorrido a fin de verificar el manejo de equipos, medición de temperaturas y neveras, almacenamiento de insumos y reactivos, toma de muestras, entre otros.
– Aplicó lista de chequeo y se requirió documentación. – Realizó entrevista a los responsables del proceso.
Dentro del proceso auditor, la entidad identifica una presunta irregularidad por cuanto estaban ingresando muestras para ser procesadas en el laboratorio de Red Salud, sin tener en cuenta el protocolo establecido para ello.
La Asesora de Control Interno manifiesta igualmente, que fue consultado al Líder del Laboratorio, doctor Wilber Alberto de la Hoz Hoyos, sobre tal situación, quien en su momento argumentó existir un convenio pactado con Medical Help y que para el efecto Red Salud operaría como “Laboratorio par” en el procesamiento de muestras enviadas por éste, es decir, que en algún momento de contingencia ocurrido a alguno de los clientes de Medical Help, Red Salud Armenia recibiría muestras de laboratorio y las procesaría y en contraprestación por ese servicio el laboratorio recibiría bonificación 2×1, es decir, por cada reactivo utilizado en cada prueba, MEDICAL HELP entregaría el doble del insumo o reactivo.
También indicó el líder del Laboratorio, doctor Wilber Alberto de la Hoz Hoyos que este es un servicio no facturado ya que se hizo por medio del Convenio con Medical Help bonificación 2×1, argumentando que fue autorizado por el Gerente (e) para iniciar el procedimiento de recepción de muestras de Ese Salud Pereira y que éste le había consultado sobre la viabilidad del convenio, a lo que él había contestado que le parecía viable, pero que no conocía el documento o convenio escrito.
La Asesora de Control interno también consultó a dicho líder sobre cuantas pruebas se habían realizado vía convenio, quien le indica que el total procesado es de 9.903 muestras para ESE SALUD PEREIRA, que a la fecha de la auditoria no se había recibido la bonificación pactada y que no tenía conocimiento del procedimiento a seguir con la recepción de las bonificaciones y si se manejaría por donación o aprovechamiento.
La oficina de Control Interno el día 29 de Noviembre de 2016 a través del informe de la auditoría interna realizada genera las siguientes observaciones con relación a lo denunciado así: Muestras tomadas: convenio; no facturadas (intercambio de servicios por insumos) a la fecha no se ha recibido nada. Se migraba la información por página al sistema Tharsis del laboratorio una misma plataforma. Relación dos a uno (insumos). No existe documento alguno que garantice la contra prestación.
La Asesora de Control Interno mediante comunicación escrita a la Asesora Jurídica RED SALUD ARMENIA, solicitó que le aportara documento o soporte legal que validara la prestación de servicios en el procesamiento de muestras durante el periodo 18 de octubre al 23 de noviembre de 2016; la cual le respondió que no reposa contrato, convenio, acuerdo de voluntades o cualquier otro documento que soporte dicha prestación de servicio, indicando las responsabilidades asumidas al no cumplir con los requisitos generales esenciales que vulneran los principios publicidad y transparencia de la contratación estatal.
Concluye la jurídica que la oficina no brindó asesoría para celebrar acuerdo de las partes señaladas.
Control interno también ofició al Subgerente Científico Gerente (E) para el tiempo de los hechos, sobre el documento que soportaba la prestación del servicio, el cual indica en su respuesta rad. 0533: “Como gerente encargado acepté que Red Salud Armenia sirviera como Laboratorio PAR en caso de ser requerido por proveedor, en cuyo caso la empresa recibiría como contraprestación insumos críticos uno a uno como mercancía bonificada”.
El Subgerente Científico en dicho oficio adjunta: La propuesta realizada por MEDICAL HELP con radicado 6990 de fecha 5 octubre de 2016, con Ref.: Solicitud laboratorio de Referencia y/o Laboratorio PAR, firmada por la Dra. Nancy Stella Barahona Orjuela – Gerente General y la Subgerente de Proyectos, así mismo adjunta oficio con fecha 5 de octubre de 2016, sin radicado Ref.: “Laboratorio de referencia y/o laboratorio Par”, donde expresa: “…Considero que es una gran oportunidad por los siguientes motivos:..”
Dirección Técnico Administrativa
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista a la Directora Técnico Administrativa Doctora Gloria Inés Jaramillo de lo cual se pudo constatar que parte de los hechos fueron conocidos directamente por ella, en razón a que en visita de verificación de inventarios del laboratorio (16 de febrero de 2017) presenció situaciones anómalas como: Evidenció que llegaron muestras remitidas por el HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA. Realizó registro fotográfico de las remisiones y las muestras (4 remisiones en total logo Hospital de Santander de Calcedonia) Impide el ingreso de dichas muestras y ordena no recibir más muestras ya que no había convenio suscrito. Consultó al líder sobre esta situación, quien indica que se realiza en cumplimiento a convenio con Medical Help argumentando que fue autorizado por el Subgerente Científico, doctor Julián Mauricio Trejos. Confrontó al Subgerente Científico quien indicó que no había autorizado. Realizó contacto telefónico con MEDICAL HELP- solicitándole el convenio que soporta la prestación del servicio, quienes aducen que no tienen convenio con Hospital Santander, pero que si tienen convenio con Red Salud Armenia. El Líder de Laboratorio hace contacto con Hospital Santander de Caicedonia, quienes argumentan que si tienen convenio con MEDICAL HELP. Se hizo contacto telefónico con ABBOTT- indicando la situación irregular que se sigue presentando. Se cita la presencia de la Jefe de Control interno y Líder de Calidad.
La entrevistada, doctora Gloria Inés Jaramillo indica que como resultado de esta situación evidenciada se suscribe acta con fecha de 16 de febrero de 2017, donde quedan registrados todos los hechos antes relacionados y la cual es firmada por la Dirección Técnica y Coordinador de Laboratorio.
Es así como la directora Técnico Hospitalaria a partir de los hechos mencionados y en vista de que no existen procedimientos establecidos en el manejo de inventarios en el laboratorio, determinó:
Cambiar las guardas de las 2 bodegas pequeñas donde se almacenan los inventarios de insumos y reactivos. Prohibir el acceso del proveedor de MEDICAL HELP al laboratorio. Despacho de insumos sólo los días hábiles (Prohibido los días sábados, domingos y feriados). No se reciben insumos o reactivos que no lleguen facturados y la recepción se debe de hacer por farmacia. Despachar solo insumos o reactivos solicitados por el correo de la farmacia. Hacer inventario a partir del 15 de febrero de 2017. Organización de bodega.
Mediante comunicación 01143 se contextualiza a Gerencia sobre la situación presentada en el laboratorio anexando acta y remisiones.
Subgerencia de Planificación
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista al Subgerente de Planificación doctor, Carlos Mario Cañas Cuartas, de lo cual se pudo concluir que:
Se enteró de los hechos acaecidos en comité de Desarrollo de fecha 6 de diciembre de 2016 donde fue contextualizado de los hechos mencionados. Recibió comunicado 01013 de la Gerencia donde remiten copia del informe realizado por la Revisoría Fiscal que dan cuenta de presuntas irregularidades en el procesamiento de pruebas para que inicie las acciones a que hubiere lugar. Dio traslado mediante oficio 1078 de fecha 14 De febrero 2017 a la abogada sustanciadora de estos procesos, para el análisis de apertura o no de procesos, (este proceso se encuentra en trámite).
Dirección Técnico Administrativa Hospitalaria (Ocupó cargo en el tiempo de los hechos)
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista al Auditor Médico Doctor Gabriel González Rivera, quien ocupó el cargo de Director Técnico Administrativo hospitalario durante la vigencia 2016 tiempo en que se suscitaron los hechos, quien tenía a su cargo la supervisión de las áreas hospitalarias, entre ellas Urgencias, hospitalización, sala de partos, radiología y parte de farmacia y laboratorio, de lo cual se concluye que: Se percató del ingreso de muestras de ESE Salud Pereira, y argumentó que no se le había informado de la situación. El líder de laboratorio le informa del convenio y que fue autorizado por el Subgerente Científico para recibir dichas muestras. Al consultar al Subgerente científico este le informa que “Hizo ese acuerdo con el representante legal de MEDICAL HELP, pareciéndole beneficioso dadas las circunstancias económicas de la entidad” infiriéndole que él se encargaba de eso.
El entrevistado informa que no fue consultado por el Gerente ni por el coordinador para dicho convenio.
Coordinador Líder de Laboratorio
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista al Coordinador de Laboratorio, doctor Wilber Alberto de la Hoz Hoyos, de lo cual se pudo concluir que: Recibió solicitud de viabilidad por parte del Gerente (e) respecto a la propuesta de MEDICAL HELP para ser laboratorio PAR y/o referencia. Recibió autorización por parte del gerente en forma verbal para recibir muestras de ESE SALUD PEREIRA y HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA. Al laboratorio ingresaron muestras desde el 18 octubre al 25 de noviembre de 2016aproximadamente, con un promedio de 100 a 150 muestras diarias. Mediante comunicación telefónica realizada a THARSIS empresa que da el soporte técnico a la plataforma, le solicita la creación de la Sucursal 15 ESE SALUD PEREIRA para el ingreso de procesamiento de muestras y la validación de las mismas. Realizó un archivo de las remisiones de ESE SALUD PEREIRA Y HOSPITAL SANTANDER, el cual posteriormente remitió a ESE SALUD PEREIRA, para su consulta. Realizó envíos de listados a MEDICAL HELP, de procedimientos realizados a ESE SALUD PEREIRA Y HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA. Realizó un costeo de los reactivos utilizados en la muestras y se solicitó insumos y reactivos que se necesitaban con más urgencia en la bonificación 2*1indicando que se recibieron insumos diferentes en la bonificación. Recibió la bonificación por procedimientos realizados de MEDICAL HELP los cuales fueron utilizados en el laboratorio. Los insumos y/o reactivos no se ingresaron por farmacia ya que no fueron facturados. Se ingresó lo recibido como bonificación al Laboratorio sin registro ni control de inventario alguno. Informó a la Gerente del servicio que se estaba prestando a ESE SALUD PEREIRA mediante oficio 074171 donde relacionó costo total de insumos utilizados en las muestras enviadas por MEDICAL HEP. Recibió orden de la Directora Técnico Administrativa el día 16 de febrero de 2017 de no recibir más muestras de ESE SALUD PEREIRA Y HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA.
El entrevistado explica que el área de laboratorio no tiene un procedimiento de inventario y control ya que cuando le solicitaron que desempeñara las funciones de Coordinador de laboratorio el 1de octubre de 2016, no le hicieron entrega de inventario y que no hay un procedimiento establecido y un control definido, pero que a partir del mes de Febrero de 2017 ya se lleva un formato de control de entradas y salidas de laboratorio por reactivos e insumos y se designó como responsable del laboratorio la auxiliar Lina María Echeverry. También aclara que la única entrega del cargo se realizó a través de un acta de entrega documental realizada por la Coordinadora que entrega cargo.
Auxiliar de Laboratorio
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizó entrevista a las auxiliares de Laboratorio, Lina María Echeverry Moreno y Madeleine Garibello Torres, de lo cual se pudo concluir que: Recibieron y procesaron muestras de ESE SALUD PEREIRA Y HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA, en un promedio de 100 a 150 muestras diarias. Se organizó archivo con las remisiones que posteriormente el Coordinador las solicitó para devolverlas a ESE SALUD PEREIRA, (perdiéndose el archivo físico de los procedimientos realizados). No había un procedimiento establecido y/o responsable del manejo de inventario de insumos y reactivos, ya que existen 2 bodegas y hay reactivos e insumos por fuera de ellas, almacenadas en neveras. Evidenciaron que algunas de las muestras no cumplían con los protocolos para ser conservadas y muchas fueron devueltas por este motivo. Exactamente 2 auxiliares fueron quienes recibieron entrega de bonificación (confrontación de firmas).
Todas las auxiliares indican que en laboratorio no existió un procedimiento que permitiera el control de insumos y reactivos e inventarios o formato establecido por la entidad, ya que se ingresaban los reactivos y no había control en su uso, así como un responsable de dicho trámite y sólo hasta el año 2017 se viene manejando un formato como inventario de ingreso y salida de insumos y reactivos que ingresan a Laboratorio y es manejado por la Auxiliar de laboratorio.
Revisora Fiscal
Con el fin de conocer el trámite surtido y la gestión adelantada, se realizaron entrevistas a Revisora fiscal, doctora Sandra Liliana Giraldo Arboleda, de lo cual se pudo concluir que:
La Revisora Fiscal argumenta que fue en Comité de comienzos de diciembre de 2016 cuando se hizo público el servicio que se estaba prestando a ESE SALUD PEREIRA, y quedó a espera que se protocolizara dicho contrato.
Argumenta la entrevistada que fue en el mes de enero de 2017, revisando cierre del ejercicio de la vigencia 2016, cuando se percató que los insumos recibidos mediante dicha negociación, contrato o convenio no ingresaron a farmacia, ni estaban reflejados en cuentas de los estados financieros, adicionalmente: Observó que al laboratorio desde el 25 de octubre de 2016 ingresaron insumos y reactivos por parte del proveedor, correspondiente a canje por el procesamiento de muestras. Dicho canje fue realizado mediante carta de intención de la alta Gerencia con el proveedor MEDICAL HELP. Los insumos con los cuales se canjearon las muestras procesadas no ingresaron por farmacia, originando una falta en el procedimiento de recepción técnica de medicamentos. Comunicó mediante oficio al Subgerente de planificación donde le preguntaba porque no se estaba haciendo la recepción técnica a los insumos. Recibió oficio del Coordinador de Laboratorio informando de las muestras realizadas, con valor de insumos utilizado y valor insumo pagado. Indica que ella no pudo evidenciar un inventario u hoja electrónica que sustente el ingreso de la compensación y/o bonificación. Comunicó mediante oficio a la Junta directiva, quien da directrices de informar al ente de control junto con el informe de Control interno. Realizó costeo vía SOAT con los costos informados por la persona encargada de costos (incluye costos fijos y variables) con la finalidad de determinar un presunto detrimento patrimonial.
La preocupación de la entrevistada es que la transacción quedó por fuera de libros o registros contables y sin sustento legal; y al llevar a costear los procedimientos por costos ABC de la entidad el valor costeado es aproximadamente CIENTO CINCUENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($154.000.000).
REPORTE DE EVIDENCIA
Se realiza cruce de información con las entidades que tuvieron participación en la operación o prestación del mencionado servicio de procesamiento de muestra, como son:
E.S.E SALUD PEREIRA HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA MEDICAL HELP. S.A.S. THARSIS
ESE SALUD PEREIRA
La entidad ESE SALUD PEREIRA mediante correo electrónico del 17 de marzo de 2017responde a requerimiento realizado por el equipo auditor donde informa y aporta contrato suscrito con MEDICAL HELP S.A.S. así: Contrato No 034/16 Objeto: Suministro de reactivos, insumos, dispositivos y equipos para el uso de laboratorio clínico que opera en la unidad intermedia del Centro de la Empresa Social del Estado Salud Pereira. Valor del contrato: $135.000.000. Término: 2 meses veinte (20) días.
Igualmente la ESE SALUD PEREIRA aporta certificación emitida por RED SALUD ARMENIA E.S.E. donde discrimina o relaciona tres (3) contratos suscritos en total con MEDICAL HELP vigencias 2015 y 2016 firmado por el Gerente encargado de RED SALUD ARMENIA E.S.E. con fecha: tres (03) del mes de octubre de dos mil dieciséis (2016), este oficio no registra radicado de expedición de RED SALUD ARMENIA, ni radicado de recibido de ESE SALUD PEREIRA.
ESE SALUD PEREIRA también aporta listados de pruebas validadas por ellos en la página WEB, donde pudo verificar los resultados de los procedimientos realizados por RED SALUD ARMENIA E.S.E. durante la vigencia 2016 para su entidad, todo esto está soportado en correos electrónicos enviados por ESE SALUD PEREIRA donde adjunta. Información sobre usuarios de los cuales se remitieron muestras durante el periodo comprendido entre el 10 de octubre al 22 de noviembre de 2016; documentos en formato PDF. Archivo en Excel llamado Estadísticas Exámenes de laboratorio, que reposan en el expediente donde indica el total de exámenes validados y otros que no fueron validados y los motivos que expone al respecto MEDICAL HELP S.A.S.
HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA
El HOSPITAL SANTANDER ESE DE CAICEDONIA en su respuesta del día 17 de marzo de 2017 enviado vía email informa: Que el Hospital Ese Santander de Caicedonia Valle del Cauca para la vigencia 2016-2017 cuenta con contrato de comodato con MEDICAL HELP No. 04032014. Que Medical Help brinda soporte técnico en caso de presentarse una eventualidad con los equipos dados en comodato. Que el día 27 de enero de 2017 en el Hospital Santander se presentó una situación de contingencia y el contratista los direcciona a RED SALUD ARMENIA E.S.E. para el envío de muestras de laboratorio clínico. Se relacionan los exámenes enviados
MEDICAL HELP. S.A.S
MEDICAL HELP en su respuesta Rad. 0591 de fecha 21 marzo de 2017 responde a requerimiento donde certifica:
Que la forma de negociación es un “acto jurídico bilateral” entre MEDICAL HELP y la ESE REDSALUD ARMENIA, con la dinámica “propuesta” y “Aceptación”. Aportando el oficio de 4 de octubre de octubre de MEDICAL
HELP, firmado por el representante legal con referencia: “Solicitud Laboratorio de Referencia y/o Laboratorio Par”, dirigido al Gerente (E), indican que dicho documento se constituye en una propuesta realizada por MEDICAL HELP SAS; la cual tuvo respuesta por parte del mencionado Gerente, donde manifiesta “su aceptación de la propuesta, al expresar que se trata de una gran oportunidad para REDSALUD…”,
LABORATORIOS ABBOT
El laboratorio Abbott en repuesta a requerimiento de la Contraloría emite oficio con fecha 4 de Abril de 2017 donde indican lo siguiente:
- Respecto de la solicitud de certificar la cantidad de pruebas y/o procedimientos que se pueden realizar con cada uno de los productos aporta tabla aclarando que algunas de las pruebas incluidas en el listado no hacen parte de los productos de su portafolio.
- En relación con las preguntas relativas al manejo de la plataforma HEXALIS, indican que THARSIS es su licenciante de software y por solicitud de MEDICAL HELP se instaló el software en las instalaciones del cliente final en este caso REDSALUD ARMENIA, indicando con esto que no tienen acceso a la información relativa a las cuentas, usuarios y permisos otorgados para registro, modificación y/o consulta.
- RESULTADO DEL SEGUIMIENTO A LA PETICIÓN
Como resultado de la información verificada y las declaraciones de los entrevistados se pudo establecer varias situaciones las cuales se resumen a continuación:
PRESTACION DE SERVICIOS LABORATORIO PAR Y/O REFERENCIA entre RED SALUD ARMENIA – MEDICAL HELP S.A.S.
Se evidencia que la negociación que rigió la Prestación de Servicio de Laboratorio par y/o Referencia en el procesamiento de muestras de laboratorio no surtió el proceso de contratación, se llevó a cabo sin el lleno de requisitos, toda vez que se vulneró lo establecido el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, RED SALUD ARMENIA, debido a que no cumple con los principios de Transparencia, publicidad, eficacia, economía, pues, debió realizarse en forma escrita, puesto que las empresas Sociales del Estado ESE que contratan y administran recursos públicos, deben tener en cuenta la Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de salud y Protección social donde se fijan lineamientos para que esta clase de instituciones adopten el estatuto de contratación. Para lo cual establece en el artículo 14 que: “Las Empresas Sociales del Estado están obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el Secop”, e igualmente señala en su artículo 17 que “Las Empresas Sociales del Estado expedirán el manual de contratación mediante el cual se determinan los temas administrativos del manejo de la contratación, los procesos y procedimientos, así como las áreas o personas que intervienen en las distintas fases de la contratación y en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, así como los responsables de atender las dudas sobre la aplicación del estatuto y el manual de contratación de la entidad”.
Acorde con lo anterior se vulneró la resolución 250 de 29 de agosto de 2014 por medio del cual de adopta el manual de contratación de la entidad, el cual establece en el título ii Aspectos Generales que rigen la Contratación de RED SALUD ARMENIA E.S.E., los principios de Igualdad, imparcialidad, Buena fe, Moralidad, Participación, Responsabilidad, Transparencia, Publicidad, Coordinación, Eficacia, Economía, Celeridad, planeación y Calidad que rigen la contratación de la entidad, así como las modalidades de selección y las fases de contratación entre ellas la planeación contractual previa a la celebración de cualquier contrato.
El Gerente (e) de RED SALUD ARMENIA realiza la Prestación de Servicio de Laboratorio Par y/o de Referencia sin que medie un acto administrativo, convenio o contrato con el lleno de requisitos, el cual no cumple con ningún criterio legal de contratación respecto de la naturaleza de los recursos utilizados, sin llevarlo al cumplimiento de los requisitos legales exigidos.
Esto se determina al verificar la aceptación del mismo Gerente (E) en respuesta a requerimiento de Control interno: oficio del 23 de enero de 2017, radicado No. 00533 con Ref.: Informe sobre contraprestación recibida por Medical Help S.A.S. donde expone: …“Como gerente encargado acepté que Red Salud Armenia sirviera como Laboratorio par en caso de ser requerido por proveedor, en cuyo caso la empresa recibiría como contraprestación insumos críticos uno a uno como mercancía bonificada”., igualmente la respuesta que da a la propuesta realizada por MEDICAL HELP.
PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS
De otra parte se encontró que REDSALUD ARMENIA presenta deficiencias respecto del Manejo de Procedimientos para el control de inventarios en el Laboratorio, donde se evidenció: Red Salud no tiene procedimientos establecidos para el área de Laboratorio respecto del ingreso de reactivos, consumibles e insumos, tanto del procedimiento como tal, como en el manejo de la contingencia que se apoyó a ESE SALUD PEREIRA y HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA, vía negociación Bonificación 2*1.
No tiene establecido procedimiento correspondiente al manejo de inventarios y la responsabilidad en el manejo de los mismos. No se evidencia control de recepción y entrega de productos.
No se evidenció para la vigencia 2016, registro de cierre de inventarios periódicos, mensuales o anuales, que determinen un inventario actualizado y controlado, ni por periodos ni por entrega de cargos.
No se llevaba un control de inventarios, respecto de órdenes de despacho remitidas desde Farmacia hacia laboratorio, ni de los insumos recibidos vía convenio por bonificación 2*1.
Se evidenció que tanto Auxiliares como Bacteriólogos tenían acceso a los reactivos e insumos, sin control de registro.
No existe control de uso de reactivos respecto de sus usos de frecuencia establecidos.
Se evidencia que existen dos bodegas las cuales permanecían a disposición del personal de laboratorio, pero igualmente se observa que existe reactivos que permanecen por fuera de las mismas, generando riesgo por extracción de los mismos. Igualmente existen neveras que se encuentran por fuera de bodegas como se muestra en el siguiente registro fotográfico
INVENTARIO LABORATORIO RED SALUD.
En seguimiento a la Petición y procedimientos en manejo de inventarios de Laboratorio se procedió a realizar las siguientes tareas: Verificación de inventarios. Realización de inventario físico Laboratorio RED SALUD ARMENIA (de marzo 2017 realizado por el equipo auditor). Verificación de Ordenes de Traslado de insumos, reactivos aportados por Farmacia RED SALUD ARMENIA hacia el Laboratorio desde 01 de enero 2016 al 31 de marzo 2017. Se verificó el ingreso de inventario por valor de $149.012.283 por concepto de insumos y reactivos suministrado entre el mes de abril a agosto de 2016 (Estos insumos ingresaron a la entidad por laboratorio sin facturar mediante remisiones), por MEDICAL HELP en calidad de préstamo, los cuales fueron cancelados; posteriormente se realizó el registro de ingreso a farmacia soportados en Acta de conciliación 035 de 2016 en el mes de diciembre. Se analizó la base de datos estadística Red Salud Armenia de procedimientos, extraída de Software HEXALIS THARSIS-. Verificación de base de datos aportada por Laboratorios ABBOTT de Procedimientos registrados desde 01 de enero 2016 al 31 de diciembre de 2016. Análisis de Base de datos, estadística aportada por el Técnico Estadístico de Red Salud Armenia, que comprende el periodo (1 de enero 2016 al 9 de marzo 2016, periodo que la entidad operaba otros equipos diferentes a Abbott – Plataforma Tharsis). Verificación de Reporte de procedimientos realizados y bonificación aportado por MEDICAL HELP. S.A.S. (vía negociación MEDICAL HELP- RED SALUD ARMENIA). Revisión de Reporte de procedimientos realizados aportado por la E.S.E. SALUD PEREIRA, (vía negociación MEDICAL HELP- RED SALUD ARMENIA). Se examinó el Reporte de Procedimientos realizados por el HOSPITAL SANTANDER DE CAICEDONIA (vía negociación MEDICAL HELP- RED SALUD ARMENIA). Construcción de costos de Reactivos por pruebas realizadas por el equipo auditor (vía negociación MEDICAL HELP- RED SALUD ARMENIA). Construcción de Diferencias en inventarios físicos.
Una vez analizada y cotejada la información anteriormente aportada por los diferentes entes consultados, y realizado los cruces de información respectivos, el resultado obtenido fue un faltante en inventarios por la suma de CIENTO CUARENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS DIECINUEVE PESOS CON CINCUENTA Y CUATRO CENTAVOS($143.942.819,54) correspondiente a consumo de reactivos utilizados en los procedimientos de laboratorio, incluyendo el valor de las bonificaciones entregadas por MEDICAL HELP S.A.S, descontando el inventario de reactivos físico realizado en laboratorio.
En el siguiente cuadro se relacionan los faltantes en reactivos y su correspondiente cuantificación así:
CONCLUSIONES.
Realizada la evaluación de los documentos aportados en la Petición DP- 00170014, y como resultado de las acciones anteriormente mencionadas por parte del equipo auditor se puede determinar que la entidad presenta unas situaciones irregulares y complejas, que afectan operativa y financieramente su funcionamiento.
Todo esto debido a la falta de procedimientos establecidos y la falla en los controles (algunos establecidos y otros controles que no aplican en la entidad) como son:
Fallas en control de inventarios de laboratorio Fallas en protocolo de ingreso de insumos y reactivos por Farmacia
Así pues, como resultado de cruces de información y evaluada la documentación aportada por la institución y las entidades relacionadas, se puede evidenciar que el área de laboratorio careció de procedimientos en manejo de inventarios, durante la vigencia 2016 y parte de la vigencia 2017, pues no existió control sobre el manejo de inventarios que son recibidos de Farmacia, no se respetan los protocolos de compras e ingreso de mercancía.
Son repetitivas las fallas en el control de inventarios toda vez que durante la vigencia 2016 entre abril y agosto, también ingresaron al laboratorio insumos y reactivos en calidad de préstamos de los cuales no existe un registro y/o control. Y sólo hasta el mes de diciembre 2016 deciden cancelarla, proceder a registro y liquidar la deuda con MEDICAL HELP.
Es así también como se evidencia en la prestación del servicio de laboratorios par y/o referencia entre Red Salud Armenia E.S.E. Y MEDICAL HELP, que las bonificaciones no fueron contabilizadas, no fueron facturadas, no hubo un registro de los mismos en inventario de farmacia por la falta de factura. Así mismo en el área de laboratorio tampoco se evidencian registros del ingreso y consumo de dichos inventarios.
También cabe indicar que el ingreso y bodegaje de los reactivos e insumos no es el adecuado, teniendo en cuenta que se evidenciaron reactivos por fuera de las bodegas,y neveras que no guardan los protocolos de seguridad puesto que están al alcance de cualquier sujeto que ingrese a laboratorio.
Por otro lado, Red Salud Armenia E.S.E mediante la negociación realizada con Medical Help, prestó el servicio de laboratorio sin tener en cuenta la totalidad de los costos directos e indirectos que incurren en la realización de los procedimientos, situación que demuestra que no hay equilibrio entre la relación Costo – Beneficio del servicio prestado, impidiendo que la entidad obtenga mayores ingresos por la realización de los procedimientos.
Resultado de la evaluación a la estructura administrativa organizacional se evidencia que desde la subgerencia científica está la responsabilidad directa del manejo del laboratorio. No obstante de esta Subgerencia se deriva un Director Técnico Hospitalario quien tiene a su cargo los líderes de urgencias, hospitalización, partos, cirugía, central de esterilización, apoyo Diagnóstico y Terapéutico.
Pese a la existencia de dicha estructura administrativa se designan funciones o tareas propias de los profesionales de planta (en virtud a la permanencia y responsabilidad que le asiste) a personal contratista, como el caso de un profesional bacteriólogo a quien se le asignaron tareas en su objeto contractual como la de coordinación de laboratorio, conforme se ve reflejado en los documentos emitidos por dicha área donde aparece al pie de su firma como “coordinador de laboratorio”.
La asignación de actividades propias del personal de planta a un contratista pone en riesgo la operatividad de la entidad, toda vez que los contratistas no están obligados a entregar los cargos, ni son responsables de actividades permanentes como es el caso del manejo del laboratorio de la entidad o en su defecto firmar como coordinador de laboratorio, que es el caso que viene ocurriendo actualmente.
Así pues se puede concluir que se presentan falencias en la entidad, ya que designan funciones de Coordinador de Laboratorio para el manejo de: reactivos, insumos, equipos, inventarios, personal, horarios, registro de información etc…, las cuales deberían estar siendo ejercidas por personal vinculado a la entidad y no por personal vinculado a través de contratos de prestación de servicios.
Adicional a lo anterior, durante la vigencia 2016 la entidad recibió insumos y reactivos en calidad de préstamo desde el 18 de abril al 15 de julio del 2016 por parte del proveedor Medical Help, cuya entrega fue soportada mediante remisiones que fueron entregadas directamente al laboratorio de la entidad. Los insumos y reactivos solo fueron ingresados al sistema en el mes de Diciembre de 2016, soportados en fallo del Juzgado Segundo Oral del Circuito de Armenia con radicado 63-001-3333-755-2014-00215-00 del 28 de Noviembre de 2016.
Al verificar las remisiones de mercancías entregadas por Medical Help se pudo evidenciar que este inventario corresponde a insumos y reactivos soportados en solicitudes de entrega de préstamos con fechas de: 18, 26 y 27 de Abril de 2016 2, 10, 16 y 18 de Mayo de 2016 3, 18 y 30 de Junio de 2016 Y 15 de Julio de 2016
Medical Help realiza cobro de la mercancía entregada en calidad de préstamo a la gerencia de Red Salud Armenia por un valor total de $149.012.283. Ante la negativa de pago recibida por parte de Red Salud Armenia, solicita el pago a través de conciliación por parte de la Procuraduría 13 Judicial II para Asuntos Administrativos.
Red Salud Armenia ante esta solicitud, realiza Comité de conciliación el día 28 de Octubre de 2016 donde se consideró lo siguiente:
“Se solicitó en calidad de préstamo los insumos debido al agotamiento del CDP, del contrato No.07 de 2016. Los insumos fueron recibidos a satisfacción por la empresa. Por razones de fuerza mayor, no fue posible realizar la Junta Directiva mediante la cual se aprobara la adición presupuestal”.
Una vez tenidas en cuenta estas consideraciones, el comité acuerda conciliar solamente el valor adeudado por concepto de suministro de insumos por valor de $149.012.283; mas no el pago de los honorarios profesionales del abogado de la parte convocante (Medical Help), cinco días después de presentada la cuenta de cobro respectiva.
Posteriormente, el día 09 de Noviembre de 2016 Red Salud Armenia y Medical Help realizan conciliación extrajudicial radicada con número 0766-2016 ante la Procuraduría 13 II Judicial para Asuntos Administrativos, para el cumplimiento del pago del hecho generado. En consecuencia, la Procuraduría realiza envió mediante oficio No.075 de esta acta de conciliación y del expediente para efectos del control de legalidad al Juez Administrativo del Circuito de Armenia.
Luego, el Juzgado Segundo Administrativo Oral de Circuito de Armenia decide en primera instancia aprobar: “la conciliación extrajudicial de la referencia que se celebró el día 09 de Noviembre de 2016 entre la sociedad MEDICAL HELP S.A.S representada por NANCY STELLA BARAHONA ORJUELA y la E.S.E RED SALUD ARMENIA, ante el señor Procurador (13) Judicial (II) para asuntos administrativos, por las razones expuestas en la parte motivada de esta providencia. Comprometiéndose la E.S.E RED SALUD ARMENIA la suma de CIENTO CUARENTA Y NUEVE MILLONES DOCE MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS MCTE ($149.012.283), dentro de los cinco días hábiles después de la presentación de la cuenta de cobro”
Así mismo, se soporta transferencia electrónica donde relacionan dos pagos del día 07 de Diciembre de 2016, así:
Cuadro No.08 Pago de conciliación bajo transferencias electrónicas. No. Cuenta Entidad Valor Transferido Concepto 11579135319 Bancolombia $136.323.739 Pago conciliación 31190184
Banco de Occidente $12.688.544 Pago descuento medical
Una vez conciliado se evidencia Comprobante de Entrada a Farmacia No.003092 del 06 de Diciembre de 2016 el cual soporta el ingreso de insumos y reactivos por valor de $148.666.135.
Ante los hechos relatados y teniendo en cuenta que Red Salud Armenia suscribió el contrato No.007 para el suministro de insumos y reactivos con Medical Help, sobre el cual se había agotado la disponibilidad presupuestal en el mes de Abril del 2016, y evidenciado que la entidad solicitó en calidad de préstamo insumos, es decir, adquirió una obligación, sin un soporte presupuestal que cubriera la adquisición y pago de dichos insumos.
Igualmente la entidad argumenta que por razones de fuerza mayor, no fue posible realizar la Junta Directiva mediante la cual se aprobara la adición.
Frente a este hecho este ente de control no pudo comprobar la existencia y veracidad de la precitada “fuerza mayor”, máxime si se tiene en cuenta el periodo transcurrido de 5 meses durante los cuales se recibieron los insumos en calidad de préstamo (negrilla y subrayado fuera del texto).
Así mismo se evidencia que la entidad en cabeza de su representante legal y de la Junta Directiva, no adelantaron las acciones legales pertinentes contra los responsables de dichos hechos irregulares.
Se puede concluir entonces, que la entidad no realizó una adecuada programación presupuestal para la vigencia 2016, incumpliendo los principios presupuestales de Universalidad y Programación integral, establecidos en los Artículos 5° y 7° respectivamente del Decreto 115 de 1996 “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado…”.
Igualmente, incumple con lo establecido en el Artículo 21 del mismo Decreto que indica: “…En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente…”
Ante los hechos relatados y teniendo en cuenta que Red Salud Armenia suscribió el contrato No.007 para el suministro de insumos y reactivos con Medical Help, sobre el cual se había agotado la disponibilidad presupuestal en el mes de Abril del 2016, y evidenciado que la entidad solicitó en calidad de préstamo insumos, es decir, adquirió una obligación, sin un acto presupuestal que soportara la adquisición y pago de dichos insumos.
Igualmente la entidad argumenta que por razones de fuerza mayor, no fue posible realizar la Junta Directiva mediante la cual se aprobara la adición. (Negrilla y subrayado fuera del texto)
Frente a este hecho este ente de control no pudo comprobar la existencia y veracidad de la precitada “fuerza mayor”, máxime si se tiene en cuenta el periodo transcurrido de 5 meses durante los cuales se recibieron los insumos en calidad de préstamo.
Así mismo se evidencia que la entidad en cabeza de su representante legal y de la Junta Directiva como tal, no adelantaron las acciones legales pertinentes contra los responsables de dichos hechos irregulares.
Se puede concluir entonces, que la entidad no realizó una adecuada programación presupuestal para la vigencia 2016, incumpliendo los principios presupuestales de Universalidad y Programación integral, establecidos en los Artículos 5° y 7° respectivamente del Decreto 115 de 1996 “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado…”.
Igualmente, incumple con lo establecido en el Artículo 21 del mismo Decreto que indica: “…En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional correspondiente…”
Se firma en Armenia, Quindío en el mes de Junio de 2017.
LUZ ESTELLA JIMENEZ CRUZ Profesional Especializada Líder designada al Seguimiento
JHON EDWIN CIFUENTES SERNA Contratista de Apoyo- Economista
NOTA PERIODÍSTICA EXCLUSIVA DE www.periodismoinvestigativo.com.co
